2013年10月6日日曜日

【メールの書き方講座(案)】2012年6月23日

MRが担当施設の医師に連絡する場合、最近では電話よりも電子メールが多いでしょう。外線からの電話は、院内クラークや医局秘書に取り次いでもらう必要がありますし、診療をしている医師の迷惑にならないか、かなり気を遣うからです。
私も患者さんの処置中で手が離せないときに、MRからアポイント依頼の電話がかかってきて、率直に困ったことが多々あります。

では、メールだったらいつでも、どんなときでも大丈夫か?

これは医師の通常業務をじっと行動観察しないと、結論が出ません。医師のスマホ普及率は40〜50%と言われており、たしかにメール着信は手持ちのスマホで確認できる便利な時代です。

けれども多忙な外来診療、検査、処置、手術中はスマホすら操作できません。朝のMRメールに夕方気がつく、あるいは返信したくても書く余裕がない、という事態は少なくないはず。

メールは相手が開封した時刻が不明なことも多く(開封通知は嫌がられる)、せっかくのメールがどう届いたか、分かりにくいところです。また、MRは急ぎの用件だと考えていても、医師が何とも思っていない場合もありえます。

FacebookやLINEのような、リアルのチャット機能を使うには情報守秘が難しいですし、「仕事中ですから」とメールしかできないMRの場合、メールの書き方は最重要ではないでしょうか?


ところでビジネスマナーとして、メールには一定の書式がありますが、MRがどのような内容のメールを書くべきかについては、統一した見解がありません。MR認定センターや製薬協が「MRはこういうメールを送るべき」との見本を出すわけではないので。

けれども電子メールの名の通り、これは数年後まで保存されていくデジタルデータです。私の場合、2004年以降のMRとのメールはすべて保管されており、研修準備の際に見直すことがあります。当時の新薬、学会での話題、原著の抜粋などがメールのやりとりに残り、これらは自らの診療データベースとしてもあなどれない。もう忘れかかった業界トレンド、自らの考え方を見直す機会にもなります。

ですから、MRが医師へどのようなメールを書いているかは、実は見逃せない事項だと思うのです。講演会の出席依頼ばかりでなく、ひとりのMRとして注力したいメッセージや、重要な製品データ、エビデンスについてはメールでもかなり表現できる。面会時の下準備としても、個性の発揮としても、メールの出来映えは大切です。

そこで弊社では、通常のMR研修(スキル、診療思考トレーニング)とは別に、「メールの書き方講座」を検討しています。ある分野の担当医師を想定して、架空のメールを書かせる、MR向け講座です。

研修では医師である私が、メールから受ける印象、疑問点、優劣を評価し、書き手と読み手での視点を批評します。また、医学的に正しいエビデンスをどう表現するか、医師から興味を持たれる工夫などを解説します。全国の医師も、良き内容のMRメールが届くほうが嬉しいわけで、なかなか良いアイデアだと思います。

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